.jpg)
Sekretariatet for
AKERSHUS SLOTTS VENNER
Sekretæren ansettes av styret og refererer til styreleder.
Sekretærens hovedoppgave er å administrere styrets aktiviteter og beslutninger, herunder:
- Produksjon av dokumenter samt innkalling til styremøter. Delta på styremøter og skrive referater. Arkivering av alle dokumenter som kan ha betydning for historieskriving og forskning. Følge opp Brønnøysund registeret.
- Følge opp styrets prosjekter og bistå med finansieringsarbeid når dette er påkrevet.
- Forberede saksdokumenter til årsmøter, utsendelse av dokumenter, ferdigstille referat. Påmeldinger til årsmøter og tilrettelegge for møtenes innhold.
- Forberede årsmiddager, utarbeidelse og utsendelse av invitasjoner, registrere påmeldinger, arrangere mat og serveringsleverandør, underholdning til middag, bordkort og registrering.
- Vedlikehold av medlemsdatabasen. Utsendelse av årskontingent. Oppfølging av innbetalinger og purringer.
- Vedlikehold og utvikling av hjemmesiden www.slottsvenn.no Overvåking av mail henvendelser via hjemmesiden og besvare slike.
- Betaling av kostnader knyttet til drift av foreningen og oppfølging av regnskapsfører og revisor.
- Redaktør og produksjon av foreningens «Årsskrift» samt utsendelser av disse. Annonse akkvisisjon og fakturering/oppfølging.
- Tilrettelegge for arrangementer i Norge samt utenlandsreiser for foreningens medlemmer, inklusive produksjon av program, utsendelser av invitasjoner, deltakerregistrering og håndtering av alle praktiske og økonomiske forhold knyttet til arrangementer og reiser.
- Holde kontakt med SAKK (stiftelsen Akershus festning for Kunst og Kultur), vedlikeholde avtale om rabatterte billetter for venneforeningens medlemmer, samt sende ut nyhetsbrev som gjelder arrangementer på Akershus festning og slott i regi av SAKK.
- Holde kontakt med Forsvarets stabsmusikkorps, vedlikeholde avtale om rabatterte billetter for venneforeningens medlemmer, samt sende ut nyhetsbrev som gjelder arrangementer på Akershus festning og slott i deres regi.
- Kontakt med kommandantskapet, Forsvarets historiske Museum, slottets administrasjon, Besøkssenteret, samt øvrige aktører på Akershus slott og festning.
- Kontakt med organisasjoner vår forening er medlem av.
- Generell kontakt med medlemmer og generelle forespørsler.