.jpg)
Sekretariatet for
AKERSHUS SLOTTS VENNER
Sekretæren ansettes av styret og refererer til styreleder.
Sekretærens hovedoppgave er å administrere styrets aktiviteter og beslutninger:
- Produksjon av dokumenter samt innkalling til styremøter. Delta på styremøter og skrive referater. Arkivering av alle dokumenter som kan ha betydning for historieskriving og forskning. Følge opp Brønnøysund registeret.
- Følge opp styrets prosjekter og bistå med finansieringsarbeid når dette er påkrevet.
- Forberede saksdokumenter til årsmøter, utsendelse av dokumenter, ferdigstille referat. Påmeldinger til årsmøter og tilrettelegge for møtenes innhold.
- Forberede årsmiddager, utarbeidelse og utsendelse av invitasjoner, registrere påmeldinger, arrangere mat og serveringsleverandør, underholdning til middag, bordkort og registrering.
- Vedlikehold av medlemsdatabasen. Utsendelse av årskontingent. Oppfølging av innbetalinger og purringer.
- Vedlikehold og utvikling av hjemmesiden www.slottsvenn.no Overvåking av mail henvendelser via hjemmesiden og besvare slike.
- Betaling av kostnader knyttet til drift av foreningen og oppfølging av regnskapsfører og revisor.
- Redaktør og produksjon av foreningens «Årsskrift» samt utsendelser av disse. Annonse akkvisisjon og fakturering/oppfølging.
- Tilrettelegge for arrangementer i Norge samt utenlandsreiser for foreningens medlemmer, inklusive produksjon av program, utsendelser av invitasjoner, deltakerregistering og håndtering av alle praktiske og økonomiske forhold knyttet til arrangementer og reiser.
- Kontakt med kommandantskapet, slottets administrasjon samt øvrige aktører på Akershus slott og festning.
- Kontakt med organisasjoner vår forening er medlem av.
- Generell kontakt med medlemmer og generelle forespørsler.